maggio 31, 2016

Disponibilità – Opzione – Conferma di Lavoro

I Grandi Misteri della Libera Professione

Normalmente quando un cliente o un futuro tale ci contatta, la prima cosa che ci chiede è se siamo disponibili per una certa data. E fin qui direte giustamente voi, che problema c’è? Nessuno, vi rispondo io.

Rispondiamo cordialmente alla mail o diciamo al telefono al cliente o al contatto che ci chiede disponibilità che sì, in quella data ci siamo, dunque va bene, procediamo pure con la formulazione del preventivo.

Il terzo passaggio fondamentale è il momento in cui consegniamo il preventivo, la nostra migliore offerta per quel servizio. Di norma chi lo riceve non è in grado di darci una conferma immediata, il massimo che possa fare è dirci:

Va bene, la ringrazio, allora Lei mi tenga un’opzione e le faccio sapere a breve.

Anche qui, nessun problema, almeno all’apparenza. Noi, da precisini quali siamo, prediamo subito la nostra bella agendina, per sicurezza segniamo la data e il tipo evento, chi ci ha contattati e anche il preventivo fatto, giusto per non dimenticare niente. Dato che siamo particolarmente scrupolosi e non ci piace incappare in più lavori che si sovrappongono, sapete che facciamo? Mettiamo una nota anche sul calendario elettronico: su Thunderbird e pure su Google Calendar, così si aggiorna in automatico anche il calendario sul cellulare.

Ora non ci resta che aspettare la conferma o la disdetta del lavoro.

Inizialmente e ingenuamente, non chiedevo di darmi conferma a priori entro una certa data e non facevo presente che nel caso in cui quell’opzione poi venisse cancellata a ridosso dell’evento ci sarebbe stata una penale da pagare. Ebbene, almeno qualcosa l’esperienza insegna.

interpretariato B2B2Le attese di conferma possono diventare silenzi perpetui. Non da tutti, eh, intendiamoci. I clienti con cui lavoro più spesso, chi mi conosce bene sa che il tempo è denaro, soprattutto per noi liberi professionisti, ancor più per noi interpreti di cinese; dunque non appena sanno che l’evento è confermato o che il cliente cinese ha scelto qualcun altro si affretta a comunicarlo.

Si tratta, però, di casi rari, di persone ormai di fiducia. Non succede con i primi contatti, soprattutto con i clienti privati e su questo punto devo proprio spezzare una lancia a favore delle agenzie che conoscendo bene il campo, normalmente, si premurano di avvisarci in ogni caso.

Oggi inviamo mille email al giorno, alcune di poche parole, altre lunghe ed elaborate e io mi chiedo, e noi ci chiediamo, ma cosa costerà mai scrivere due righe e dire:

Gentile Dottoressa, abbiamo optato per un altra offerta. Alla prossima e grazie.

Mica è chiedere tanto, no?

Eppure una riga, nemmeno due, del genere, ci permettono di depennare la famosa Opzione che avevamo inserito in agenda, di liberare uno slot di tempo, di organizzare meglio il nostro lavoro.

Una riga ci potrebbe cambiare l’organizzazione di una intera settimana.

E invece no e noi teniamo le opzioni per più giorni, lì, sulla nostra agenda – eh sì, non dimentichiamolo, noi ci muoviamo in anticipo, se dobbiamo essere a Milano il 01 giugno di prima mattina, dovremo segnare nell’impegno anche il pomeriggio del 31 maggio e, nella peggiore delle ipotesi, anche la mattina del 02 giugno. Quindi ecco che cancellare un’opzione il 01 giugno, implica, per noi, liberare non uno, ma ben tre giorni.

Siamo noi a doverci preoccupare, se arriva un’altra offerta in quei giorni, di chiamare il cliente e chiedere notizie e magari quello ci dice:

Ah, scusi, mi è passato di mente, abbiamo risolto altrimenti.

Non è chiedere tanto, tutto sommato, un po’ di rispetto per il tempo di chi lavora. E basta tanto poco, come d’altronde, quando sono i clienti a chiederci la disponibilità si aspettano una nostra risposta, a prescindere da quale essa sia e noi siamo felici di darla.

Alle volte per garantire una cooperazione senza intoppi non ci vuole poi molto.

A oggi stabiliamo la politica di cancellazione di un lavoro dopo aver ricevuto la conferma per lo stesso, perché il nostro tempo ha un valore, e abbiamo dovuto iniziare anche a terminare le email di offerta e di conferma di opzione con:

Qualora entro il XX XX XXXX non avremo ricevuto un vostro riscontro ci riterremo liberi da ogni impegno nei vostri confronti.

Ci dispiace doverlo fare, avremmo preferito che non fosse necessario, ma insomma, se gli altri non rispettano il nostro tempo e non ne comprendono il valore, dobbiamo farlo almeno noi stessi.

Diario di Bordo, L'interprete ed Io: Collaboriamo
Ilaria Tipà
About Ilaria Tipà

Sono un'interprete di conferenza e una traduttrice, ma ancor più sono una persona che vede nel lavoro che svolge la realizzazione di un sogno e che lo svolge con passione e con la volontà di costruire ponti di collegamento tra mondi diversi. Quello per la Cina è stato un amore nato per caso, ma che è diventato protagonista e parte integrante e fondamentale degli ultimi dieci anni della mia vita.

Leave a Reply

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *